Il galateo della posta elettronica legato alla sua forma

In un’e-mail, devi seguire delle linee guida chiave per assicurarti che soddisfi i requisiti di forma:

– usare un indirizzo appropriato

– includere sempre un saluto o una chiusura

– non usare tutte le lettere maiuscole o minuscole

– non usare mai un linguaggio offensivo

– specificare la risposta di cui hai bisogno

– scrivi le e-mail per mostrare che prendi sul serio il tuo lavoro

– non usare emoticon o acronimi

– usare allegati per le e-mail lunghe, e

– usare una firma professionale

Quando si indirizza un messaggio di posta elettronica, è importante assicurarsi di utilizzare il campo Cc con parsimonia, mantenere l’e-mail originale quando si risponde come parte dello stesso thread, e utilizzare il campo Oggetto correttamente.

Ciò premesso, vediamo ogni singolo punto con attenzione.

Usare il Cc con parsimonia

Dovresti limitare il numero di persone che ricevono l’e-mail in Cc. Troppi Cc sono problematici e fastidiosi per il destinatario principale, creando l’impressione che siano sottovalutati.

Mantenere il filo dell’e-mail

Si dovrebbe mantenere l’intero thread dell’e-mail quando si risponde o si inoltra un’e-mail. Questo permette ai partecipanti di accedere semplicemente alle e-mail originali o successive per trovare le informazioni di cui hanno bisogno.

Usare correttamente il campo Oggetto

Si dovrebbe sempre inserire un oggetto nel campo Oggetto. La mancanza di un oggetto mostra un’indifferenza e una mancanza di cortesia verso la persona a cui si sta scrivendo. Un soggetto deve essere succinto ma specifico. Può essere una parola, una frase, o una frase, ma dovrebbe essere scritto in caso di frase senza punto alla fine.

Quando si scrive il corpo principale di un’e-mail, si dovrebbe sempre includere un saluto o una chiusura con un tono commerciale.

Non scrivere le parole in maiuscolo nel tentativo di aggiungere enfasi. Allo stesso modo, è inappropriato scrivere frasi intere tutte in minuscolo.

Inoltre, non si dovrebbe mai usare un linguaggio offensivo. Non dare per scontato che qualcosa non offenda gli altri semplicemente perché tu non sei offeso. Evita i malintesi non includendo nulla che potrebbe essere offensivo per gli altri.

Domanda

Stai scrivendo un’e-mail a un collega per fare una domanda su un rapporto fiscale.

Quale oggetto è più appropriato?

Opzioni:

1) Rapporto in questione

2) Il rapporto sulle tasse

3) Rapporto fiscale di giugno

Risposta

Opzione 1: non è un’opzione corretta. Questo oggetto è troppo vago.

Opzione 2: non è un’opzione corretta. Questo può riferirsi a qualsiasi rapporto fiscale e quindi è troppo vago.

Opzione 3: è questa l’opzione corretta. L’oggetto è succinto e specifico per un rapporto fiscale di un mese particolare.

Dovresti specificare la risposta di cui hai bisogno in ogni e-mail in modo che i destinatari siano chiari su ciò che stai chiedendo loro di fare. Per esempio, Carlo sta inviando un’e-mail a un collega per chiedergli di partecipare a una riunione per discutere i cambiamenti ai requisiti di un progetto. Lei allega il riassunto dei cambiamenti alla sua e-mail e gli chiede di sottoporle qualsiasi domanda prima della riunione.

Quando scrivi le e-mail, mostra che prendi sul serio il tuo lavoro essendo educato e fattuale. Non scrivere mai un messaggio arrabbiato o usare l’e-mail per il gossip.

Le e-mail di lavoro non usano emoticon, che sono espressioni facciali fatte con segni di punteggiatura comunemente usati nelle e-mail informali per mostrare le emozioni che il mittente sta provando. Inoltre, non fare un uso eccessivo di acronimi che sono diventati standard nella comunicazione informale, come IMO per significare “secondo me”.

Non dovreste inviare comunicazioni lunghe come proposte e rapporti. Invece, usate gli allegati per abbreviare e-mail potenzialmente lunghe.

Come segno di professionalità e per facilitare i contatti, dovresti usare una firma professionale per le e-mail contenente il tuo nome, il tuo titolo, il nome della tua azienda, il tuo numero di telefono e l’indirizzo del sito web della tua azienda.

Domanda

Cosa potresti cambiare in questa e-mail per rispettare le regole di forma del galateo professionale della posta elettronica?

In un messaggio di posta elettronica, l’indirizzo bruno@callinsure.com è inserito nel campo A. Il campo Cc contiene diversi indirizzi e-mail. Il campo Oggetto è vuoto.

Il testo del corpo recita: “Ciao Bruno, pensavo volessi sapere che la presentazione è andata – e le seguenti parole sono scritte in maiuscolo – ECCEZIONALMENTE BENE”. Questo è seguito da un’emoticon di una faccia felice. Il testo continua: “Ti manderò altre note in merito il prima possibile”.

La chiusura recita: “Saluti, Caterina Spada, consulente senior, Callinsure, telefono 813-555-8254, callinsure.com.”

Opzioni

1) Accorciare la firma professionale

2) Modifica i destinatari nel campo Cc

3) Invia l’e-mail come allegato

4) Rimuovi l’ortografia maiuscola

5) Aggiungere un oggetto nel campo Oggetto

6) Rimuovi l’emoticon

Rispondi

Opzione 1: è un’opzione errata. La firma professionale completa è richiesta in una e-mail professionale e dovrebbe contenere il nome e il titolo del mittente, il nome della società, il numero di telefono e l’indirizzo del sito web.

Opzione 2: è un’opzione corretta. Il campo Cc non dovrebbe contenere troppi indirizzi perché potrebbe creare l’impressione che il destinatario sia sottovalutato.

Opzione 3: è un’opzione non corretta. Solo le comunicazioni lunghe, come i rapporti, dovrebbero essere inviate come allegati e questa e-mail è abbastanza corta.

Opzione 4: è un’opzione corretta. E’ inappropriato nelle e-mail formali d’affari usare le convenzioni delle e-mail sociali come sottolineare le parole con le maiuscole.

Opzione 5: è un’opzione corretta. Non includere un oggetto nel campo Subject mostra una mancanza di cortesia verso il destinatario dell’e-mail.

Opzione 6: è un’opzione corretta. Nelle e-mail formali, relative agli affari, si dovrebbe evitare l’uso dell’emoticon informale.

Le lettere formali, piuttosto che i messaggi di posta elettronica, sono appropriate per i tipi di comunicazione più seri. Per esempio, si potrebbe usare una lettera per rispondere al reclamo di un cliente o per fissare un appuntamento con un potenziale nuovo cliente. Regole particolari di galateo si applicano alle lettere commerciali formali – che dovrebbero anche seguire tutte le regole generali per la scrittura professionale.